Elektronik belge düzenine geçerken en sık sorulan sorulardan biri, e-Fatura ile e-Arşiv Faturanın hangi durumlarda kullanılacağıdır. İsimleri birbirine yakın olsa da belge seçimi yalnızca işletmenin kullandığı programa bağlı değildir. Satıcının uygulama kapsamı, alıcının kayıt durumu ve işlemin niteliği birlikte değerlendirilmelidir. Bu ayrımı doğru kurmak, satış ekibi ile muhasebe arasında ortak bir çalışma düzeni oluşturmanın ilk adımıdır.
e-Fatura hangi işlemlerde kullanılır?
e-Fatura; faturanın elektronik ortamda oluşturulmasına, alıcıya iletilmesine ve elektronik olarak saklanıp gerektiğinde sunulmasına olanak veren uygulamadır. GİB’in açıklamasına göre, uygulamaya kayıtlı mükelleflerin birbirlerine gerçekleştirdikleri mal ve hizmet satışlarında, mevzuatta belirtilen istisnalar dışında e-Fatura düzenlenir.
Bu nedenle müşteri kartında yalnızca ticaret unvanının bulunması yeterli bir kontrol değildir. Alıcının e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmadığı da belge hazırlama sürecinde dikkate alınmalıdır. İşletmeniz için müşteri bilgilerinin kim tarafından kontrol edileceğini ve değişikliklerin nasıl güncelleneceğini mali müşavirinizle birlikte belirleyebilirsiniz.
e-Arşiv Faturanın temel farkı nedir?
e-Arşiv Fatura, ilgili uygulama kapsamında e-Fatura kullanıcısı olmayan vergi mükelleflerine veya nihai tüketicilere düzenlenen elektronik faturadır. GİB’in e-Arşiv açıklamasında, alıcının talebine göre belgenin elektronik ortamda ya da kâğıt olarak iletilebileceği, düzenleyene ait nüshanın ise elektronik ortamda saklanacağı belirtilir.
Buradaki temel ayrım, müşterinin işletme ya da bireysel tüketici olmasından ibaret değildir. Bir işletme müşterisi de e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayabilir. Bu yüzden “şirkete e-Fatura, kişiye e-Arşiv” şeklindeki bir ezber yerine alıcının kayıt durumuna bakılmalıdır. GİB’in e-Fatura bilgilendirmesi, e-Faturaya geçenlerin e-Arşiv uygulamasına da geçmesi gerektiğini ayrıca açıklar.
Mali müşavirinizle hangi bilgileri değerlendirmelisiniz?
Faaliyetiniz ve satış kanallarınız
İşe başlarken veya faaliyetiniz değiştiğinde ne sattığınızı, hangi kanallardan satış yaptığınızı ve müşterilerinizin kimlerden oluştuğunu paylaşın. Mağaza, internet sitesi, pazaryeri veya hizmet sözleşmesi üzerinden yürüyen işlemleriniz için örnek bir satış akışı hazırlayabilirsiniz. Geçiş yükümlülüklerinin değerlendirilmesi sırasında faaliyet türü, hasılat bilgileri ve varsa işletmenize gelen resmî bildirimler birlikte ele alınmalıdır.
Kullandığınız sistem ve görev dağılımı
Mevcut muhasebe programınızı, belge düzenleme aracınızı ve aylık işlem yoğunluğunuzu görüşmeye dahil edin. Faturayı kimin hazırladığı, müşteri bilgilerini kimin doğruladığı ve muhasebeye hangi kayıtların aktarıldığı açık olmalıdır. Yeni bir uygulamaya geçerken yalnızca ekranların kullanımını öğrenmek yerine iş akışını da yazılı hale getirmek faydalıdır.
Görüşme öncesinde şu kısa listeyi hazırlayabilirsiniz:
- Düzenlediğiniz belgelerden kişisel verileri gizlenmiş örnekler.
- Satış kanallarınızın ve ödeme yöntemlerinizin listesi.
- Müşteri bilgilerinin toplandığı mevcut form veya ekran.
- Belge hazırlama ve muhasebeye aktarım sırasında yaşanan sorunlar.
- Sisteme erişen çalışanlar ve dış hizmet sağlayıcılar.
Saklama ve gerektiğinde erişim
Elektronik belge düzenlemek, arşiv sürecini de planlamayı gerektirir. Belgelerin nerede tutulacağını, kimlerin erişebileceğini ve kullanılan hizmet değiştiğinde kayıtların nasıl alınacağını önceden konuşun. Görüntülenebilir bir kopya ile uygulamanın ürettiği elektronik dosyaların yönetimini ayrı başlıklar olarak değerlendirin. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğünü karşılayacak düzeni işletmenizin kullandığı sisteme göre netleştirin.
Günlük iş akışı için küçük bir kontrol düzeni
Fatura hazırlamadan önce alıcı bilgilerini doğrulamak, işlem açıklamasını kontrol etmek ve belge türünü gözden geçirmek için kısa bir kontrol listesi oluşturabilirsiniz. Örneğin, satış temsilcisinin müşteri bilgilerini topladığı, yetkili çalışanın bu bilgileri doğruladığı ve muhasebenin kaydı takip ettiği bir görev dağılımını görüşebilirsiniz. İade, iptal veya hatalı bilgi gibi durumlarda kime başvurulacağını da belirleyin. Böylece sorun ortaya çıktığında ilk adım herkes için anlaşılır olur.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize uygulanacak koşullar ve güncel düzenlemeler mali müşavirinizle ayrıca değerlendirilmelidir.